Vedtægter for Lokalarkivet for Thyborøn-Harboøre-Engbjerg

  1. Navn og hjemsted

Foreningens navn er Lokalarkivet for Thyborøn-Harboøre-Engbjerg. Arkivet dækker Thyborøn, Harboøre og Engbjerg sogne og har hjemsted i Harboøre Centeret.  

  1. Formål

Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig proveniens med tilknytning til dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, og stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for lokalhistorien. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres. Lokalarkivet for Thyborøn-Harboøre er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA). Bestyrelsen udpeger en arkivleder, som er ansvarlig for arkivets drift og påser, at samlingerne opbevares betryggende, er forsvarligt registret, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres. Arkivaren påser og har ansvaret for, at SLA´s generelle minimumskrav til arkivdrift overholdes.  

  1. Medlemmer

Som medlemmer kan optages alle interesserede. Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til et medlemskab.

  1. Generalforsamlingen

Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes i januar kvartal. Der indkaldes til generalforsamling med to ugers varsel ved annoncering på foreningens hjemmeside, Facebook og ved ophæng i Harboøre og Thyborøn. Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:

  1. Valg af dirigent.
  2. Beretning fra bestyrelsen om foreningens virksomhed i det forløbne år.
  3. Fastlæggelse at det reviderede regnskab til godkendelse
  4. Forslag fra bestyrelsen, derunder fastlæggelse af budget og kontingent for det kommende år.
  5. Forslag fra medlemmerne.
  6. Valg til bestyrelsen
  7. Valg af revisor
  8. Eventuelt

Forslag til pkt. 5 skal skriftligt være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned, efter at begæring herom er fremsat og indkaldes med motivering for dens afholdelse i øvrigt som en ordinær generalforsamling. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Hvert medlem har en stemme ved generalforsamlingen og der kan ikke stemmes ved fuldmagt.  

  1. Bestyrelsen

Foreningens opgaver varetages af en bestyrelse på fem medlemmer, hvoraf arkivlederen er det ene og ikke på valg. Desuden vælges en revisor. Valg af bestyrelsesmedlemmer gælder for to år og revisor er på valg hvert år. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne.  

  1. Økonomi

Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent, der fastsættes af generalforsamlingen. Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.  

  1. Vedtægtsændringer og opløsning

Ændringer af foreningens love og vedtægter kan vedtages på enhver ordinær og ekstraordinær generalforsamling, når forslaget er indsendt rettidigt, og mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget. Opløsning af foreningen kan ske med simpelt stemmeflertal ved to på hinanden med mindst to ugers mellemrum følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen. Ved opløsning overføres eventuelt formue til lokalhistorisk arbejde efter ekstraordinære generalforsamlings afgørelse. Disse vedtæger er vedtaget på generalforsamling den 16. marts 2015.